Soal korespondensi Indonesia

Soal 4: MELAKUKAN SURAT MENYURAT

1.         Petunjuk pengerjaan

a.          Kerjakan soal berikut dengan aplikasi komputer MS Word

b.         Manfaatkan waktu dengan sebaik-baiknya

2.         Peralatan dan Bahan yang dipergunakan

a.         Komputer

b.        Printer

c.         Stepler kecil

d.        Kertas HVS A4                  

e.         Amplop surat standar                      

f.         Alat tulis lainnya

3.         Alur kegiatan

a.         Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan

b.        Bacalah surat berikut disposisi Atasan Anda

c.         Tidak diperlukan pembuatan konsep surat

d.        Buatlah balasan surat tersebut diketik dalam bentuk (format) sesuai dengan instruksi yang terdapat pada soal

e.         Surat diketik lengkap dengan menggunakan kop surat

f.         Sebelum dicetak simpan dalam file Anda

g.        Selesai dicetak, kemudian di tanda-tangani, selanjutnya dilipat dan masukan ke dalam amplop sesuai petunjuk di soal.

h.        Surat diketik dalam bentuk Block Style, kemudian dimasukkan ke dalam amplop menggunakan lipatan Standard Fold

  Soal Bahasa Indonesia

Anda adalah Asisten Direktur sebuah Perusahaan IT yang bergerak sebagai Distributor Perangkat  IT, yang bernama PT. GEMILANG SATRIA, Jl Pramuka No.14 Yogyakarta, Telp. 0274 7889017, Fax  0274 7889017. Alamat email:  kontak@ gemilangsatria. co.id. Website: www.gemilangsatriar.co.id. Pimpinan Anda bernama Pringgo Prahasta, ST., M.T.  Beliau menjabat sebagai Direktur 

Anda diminta oleh pimpinan untuk membuat surat dalam bahasa Indonesia kepada Direktur  PT. Glosari Utami. Jalan Dipatiukur No. 49 Bandung

Surat ditujukan kepada Sales Manager yang bernama Pramusinto, S.Sos berisi pesanan pembelian beberapa unit penawaran No. 111/GUT/VII/2015 tanggal 28Desember 2015, sebagai berikut:

1.      10 rim kertas A4 SIDU 70gr                          katalog no. 09

2.      5 rim kertas A4 SIDU 80gr                                        katalog no. 09 A

3.      10 rim kertas F4 PaperOne 70gr                                 katalog no. 10

4.      3 kotak pensil 2B Faber Castell                                  katalog no. 20

5.      5 kotak pulpen Standar AE7                          katalog no. 21 A

6.      1 kotak Map Coklat 305                                             katalog no. 50

Diminta konfirmasi apakah dapat memenuhi jadwal waktu pengiriman, yaitu maksimal pada tanggal 25 Januari 2016. Termin pembayaran adalah paing labat 3 hari setelah penerimaan barang.

Ketiklah surat tersebut dengan menggunakan MS. Word dalam bentuk Block Style.Penanda tangan surat adalah pimpinan Anda (anda dapat mengarang tandatangan-sebagai formalitas). Surat dicetak kemudian dilipat dengan model accordion.

latihan soal ulangan OP

SOAL ULANGAN 2                                                                         Nama :

Mapel  : Otomatisasi Perkantoran

KD      :  Cara Mengoperasikan MS-Publisher                                    Kls/No. Abs:

Berilah tanda silang (x) pada salah satu jawaban  yang benar!

1.     Membuat dokumen baru, membuka dokumen, menyimpan dokumen, mencetak dokumen dan lain-lain,  merupakan tugas dari menu…..

A.     Quick Acess Toolbar

B.     Tab Menu

C.     Office Button

D.    Tittle Bar

E.     Ribbon

2.        Untuk membuat iklan maka kita harus memilih template…..

A.     Catalogs

B.     Calendars

C.     Business Form

D.    Business Card

E.       Advertisiment

3.        Fungsi dari format Publication adalah untuk…..

A.     Membuat dokumen baru, membuka dokumen, menyimpan dan mencetak dokumen.

B.     Mempercepat akses sebuah perintah

C.     Mengolah dokumen

D.    Pemformatan publisher

E.      Menunjukkan nama dari sebuah dokumen

4.        Berikut bagian-bagian dari Tab Menu, kecuali…..

A.     File

B.     Ribbon

C.     Edit

D.    Table

E.      Arrange

5.        Brosur, Undangan, Kartu Ucapan, Kartu Nama, Kartu Bisnis, Sertifikat merupakan hasil karya dari…..

A.     MS Office Word

B.     MS Office Publisher

C.     MS Office Power Point

D.    MS Office Excel

E.   MS Office Access

6.        Di bawah ini merupakan format nama untuk menyimpan dokumen publisher, kecuali…..

A.     Word

B.     JPG

C.     Gif

D.    Doc

E.     PNG

7.      Pilih folders calendars, pilih template yang diinginkan, klik create dipojok kanan bawah, setelah itu silahkan berkreasi sendiri, setelah itu simpan dan bisa langsung diprint sesuai keinginan. Merupakan cara atau langkah untuk membuat…..

A.     Advertisement

B.     Calendars

C.     Banner

D.    Brochures

E.     Catalogs

8.      Pada bagian mana kita bisa mengatur satu halaman untuk perbulan atau langsung 12 bulan…..

A.     Template

B.     Customize

C.     Timeframe

D.    Create

E.     Set calendars dates

9.      Pilih menu insert-picture-from file, adalah cara untuk…..

A.     Memasukkan gambar

B.     Memasukkan grafik

C.     Memasukkan tabel

D.    Menyimpan dokumen

E.     Mencetak dokumen

10.        Langkah-langkah membat kartu  nama adalah …  .

A.       klik star- all program – microsoft publisher

B.        klik star- all program – microsoft publisher – microsoft office

C.       klik star- all program – microsoft office  -microsoft publisher

D.       klik star- all program – microsoft office  -microsoft publisher- business card

E.        klik star- all program – microsoft office  -microsoft publisher – labels

11.        Jika ingin mencetak kartu nama satu halaman kertas lebih dari satu kartu, maka pilih ….

A.       multiple

B.     one

C.    portrait

D.    andscape

E.     print

12.        Cara memasukkan foto pada kartu nama adalah :

A.          Klik menu insert – picture

B.          Klik menu insert – picture – from file

C.          Klik menu format  – picture

D.         Klik menu insert – picture

E.          Klik menu insert – picture – from file – ambil foto yang diinginkan – klik insert

13.        Jika ingin mencetak kartu nama satu halaman kertas satu kartu, maka pilih ….

A.          portrait

B.          landscape

C.          multiple

D.         one

E.          print

14.        Setelahdesain  kartu nama jadi, langkah selanjutnya adalah melihat hasil cetakan di layar dengan meng-klik ikon… .

A.       Print preview

B.        Print

C.       undo

D.       redo

E.        save

15.        Perintah untuk mengganti templet adalah dengan meng-klik … .

A.       File

B.        Page setup

C.       Change templet

D.       Format

E.        Open

NASKAH  PEMANASAN DENGAN TYPING MASTER  SELAMA 5 MENIT

Pendampingan Penyimpanan Elektronik Arsip (E Arsip) Di Kelurahan Kalisegoro, Semarang Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan dan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi masalah serta dapat dijadikan alat pertanggung jawaban menajemen. Selain itu dapat dijadikan alat transparansi birokrasi. Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak ada gunanya serta sistem tata arsip yang tidak menentu akan mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman, sehingga dapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi suatu organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban. Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum, organisasi pemerintah maupun suatu organisasi swasta.Banyak orang yang masih belum mengetahui atau belum memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun bagi organisasi, orang menganggap bahwa arsip relatif masih sangat rendah dan arsip selama ini masih dianggap rendahan (Kuswantoro, 2013). Setiap kegiatan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif. Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip ada beberapa aspek yang mesti ditangani secara serius, yaitu terdapatnya sistem pengelolaan kearsipan yang efektif, pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta evaluasi secara tajam dan terus menerus terhadap pelaksanaan sistem itu sendiri.Ketiga aspek ini dapat terlaksana apabila didukung oleh unsur-unsur sumber daya manusia yang diperlukan, anggaran dan sarana pendukung. Sistem kearsipan selama ini menggunakan cara manual yaitu dengan menyimpan di filling cabinet dan mencatatnya ke buku sehingga keakuratan dari sistem manual adalah ketidak-efesienan dan efektifnya ruang, waktu, dan biaya. Ketidak-efektifan ruang dalam hal penyediaan tempat yang membutuhkan peralatan seperti filling cabinet, map, rak, dan lainnya. Ketidak-efektifan waktu dalam hal pencarian dokumen yang lama karena ketidak-rapian dalam administrasi. Ketidak-efektifan biaya dalam hal kebutuhan peralatan yang mahal sehingga membutuhkan perawatan dan pemiharaan tempat penyimpanan arsip (Kuswantoro dan Saeroji2014b). Seiring berjalannya waktu dengan adanya perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) maka sistem kearsipan dirancang dengan berbasis komputer atau file. Sistem ini memiliki kelebihan dalam rancangan yang lebih sederhana dan tidak membutuhkan waktu.Manajemen filedalam komputer ditata sebagaimana sistem kearsipan manual. Misal sistem abjad dalam sistem komputer dengan file, maka dengan menggunakan folder-folder dalam datanya. Folder A dibuat, kemudian dalam folder A ada Aa, Ab, Ac, Ad, Ae, Af, Ag, Ah, dan seterusnya. Jika sistem wilayah maka dalam data folder yang pertama dibuat adalah propinsi kemudian kota, kecamatan, dan desa seperti folder propinsi Jawa Tengah, di dalamnya terdapat folder Semarang. Di dalam folder Semarang terdapat folder Semarang Timur, Semarang Barat, Semarang. Di dalam folder Semarang Selatan terdapat folder Sekaran, Banaran, dan seterusnya. Demikian juga dengan sistem penyimpanan arsip yang lainnya.Yang terpenting adalah pembuatan folder terbesar ke terkecil, umum ke terkecil, folder ke map, dan lainnya. Program komputer pun berkembang seperti php Mysql, Delphi, membeli software arsip, membuka internet dengan opensource, dan lainnya. Secara umum program ini mempunyai kelebihan yang banyak dibanding dengan sistem komputer berbasis file, karena program tersebut sudah dirancang dan desain sesuai database yang secara khusus sehingga harga aplikasi tersebut rumit dipelajari oleh orang umum. Jika ada pun software, maka harganya mahal, sehingga kebanyakan orang tidak bisa menjangkau. Untuk itu diperlukan sofwore yang murah bahkan free atau gratis. Menurut penulis, salah satu sofware yang menunjang program ini yaitu access karena merupakan program yang mendesain database. Database yang dibuat adalah sistem surat masuk, surat keluar, penyimpanan arsip, kartu kendali, buku agenda masuk, buku agenda surat keluar, dan buku ekspedisi. Pada intinya bahwa sistem ini hanya menyimpan database saja, bukan menyimpan arsip secara fisik. Kemudahan dengan sistem ini adalah murah dibanding dengan aplikasi sistem kearsipan, bahkan gratis karena termasuk dalam microsoft office. Tahapan sistem kearsipan berbasis access adalah mengidentifikasi kebutuhan, penentuan sistem kearsipan yang digunakan, mengarsip dokumen menjadi file, pemeliharaan dokumen, pengamanan dokumen, penyingkiran dokumen, dan pemusnahan dokumen (Talib, 2011). Inti dari access adalah mendesain table, setelah itu membuat form dan report (Kuswantoro, 2014a). Sumber : Agung Kuswantoro. 2015. Agung Kuswantoro. Jakarta: Salemba Empat